Vsi delamo napake in jih včasih prisilimo, da se drugim opravičujemo zaradi pokvarjenih odnosov. Zato je pismo izvinjenja ena izmed kompleksnih vrst črk. V takšnem pismu se avtor pogosto dotika njegovega kajanja (včasih pa se ne opravičuje, ampak v poslovno korespondenco se zgodi, da si tudi za svoje napake zaprosite za odpuščanje).
Izvinjenje je potrebno. Navsezadnje je sposobnost sprejemanja napačnih, lastnih napak in pripravljenosti, da jih popravijo v istem trenutku, pomemben element podobe vsake organizacije. Pisni opravičilo opravlja glavni namen kot opravičilo, hkrati pa ohranja obraz podjetja in obnavlja poškodovano razmerje. Poleg tega je pomembno, da se dodatno zmanjša morebitni konfliktni incident, pri čemer se zmanjšajo negativne posledice napake. Poroke o opravičenju je treba poslati v naslednjih primerih:
Pisne opravičila imajo strukturo, ki nima posebnih razlik v strukturi običajnega poslovnega pisma, vendar bo tema najboljša možnost, če pišete nevtralno, ne pa se osredotočite na dejstvo, da je to pismo opravičilo. Naj pismo podpiše vodja podjetja. Treba je ustvariti vtis, da se upravitelj zaveda pomena napačno ustvarjenega problema in z največjim obžalovanjem, kaj se je zgodilo, je pripravljen prositi za odpuščanje od oškodovanca. Besedilo izvinstva vpliva na ponovno vzpostavitev poklicnega ugleda vašega podjetja ali uradnika.
Glede na obrazec je besedilo razdeljeno na: uvodni del, glavno in sklepno. Oprostitev se prinaša le enkrat v uvodnem delu pisma. Drugi odstavek je glavni del. Razložiti je treba vzrok incidenta. Izogibajte se besednim zvezam "majhna težava", malo zamudo "itd. Tretji odstavek je izgovor ožalost, obžalovanje. Ugotovitev bi morala izraziti upanje, da se bo tak primer ponovil.
Ne pozabite, da če storite vse pravilno, potem namesto razočaranega zaposlenega drugega podjetja ali stranke dobite več stalnih.