Vrste poslovnih pisem
Ko se prvič srečujete s poslovno korespondenco, lahko dobite vtis, da je to prezapleten sistem. Dejansko različne vrste poslovnih pisem organsko ustrezajo potrebam posameznika v sodelovanju.
Pismo o poslovnem sodelovanju
Prvi most med morebitnimi prihodnjimi partnerji praviloma postane poslovno pismo sodelovanja. Predstavniki obeh podjetij se lahko že srečata in imajo predhodna pogajanja, uradni stik pa bo pismo sodelovanja.
Pomembne točke za ta dokument:
- pritožbo na določeno osebo;
- Navedba sestanka ali vira informacij o tej družbi;
- povzetek vsebine;
- tabele, cene in druge dodatne informacije je bolje poslati v prijavnici.
Pismo poslovnega srečanja
Če bo uspešen, bo naslednji korak pismo poslovnega srečanja. Ta vrsta poslovnega pisma lahko zmanjša število vmesnih stopenj pogajanj in vpliva na uspeh prihodnjega srečanja. Zainteresirana stranka naj skozi dogodek razmišlja o najmanjših podrobnostih:
- predpisi;
- dnevni red;
- jasno opredeliti vprašanja za razpravo;
- opišite krog sekundarnih vprašanj, ki se lahko pojavijo v postopku;
- pripraviti informativne prijave, s katerimi je zaželeno, da se druga stranka seznani pred sejo.
Tako preudarno poslovno pismo bo pomagalo preprečiti nesporazume, nesporazume in druge neprijetne trenutke, ki bi lahko vplivali na izid pogajanj. Po rezultatih pogajanj se pripravlja drugo poslovno pismo o sestanku - vendar že v obliki poročila o doseženih rezultatih. Uporablja isti namen: zagotoviti, da partnerji pravilno razlagajo dosežene sporazume. Druga stranka je pozvana, da potrdi zapisnik seje ali spremeni - običajno v enem dnevu.
Druge vrste poslovnega dopisovanja
Ko so odnosi že vzpostavljeni, se najpogosteje uporabljajo takšne vrste poslovnih pisem kot pismo poslovnega zahtevka in s tem pismo odgovora. V primeru kakršnih koli sprememb v ureditvi ali kadar so potrebne dodatne informacije, ena družba pošlje drugo pismo prošnje.
Da bi ohranili obstoječe poslovne odnose ali vzpostavili nove, so na voljo takšne poslovne pisave kot poslovno vabilo in poslovno oglaševanje. Podjetje lahko organizira konferenco, razstavo, seminar in tako naprej - in povabi sedanje in potencialne partnerje v osebo vodstva ali celotno ekipo. Poenostavljeno bo poslati prodajno pismo, vendar je donosnost na njej veliko nižja.
Poslovni bonton vključuje zahvalo kot odgovor na zahtevo nasprotne stranke ali za drugo sodelovanje.
Nekatere vrste poslovnega dopisovanja je težje pisati. To je:
- poslovno pismo z zavrnitvijo;
- poslovno pismo z opravičilom;
- poslovno pismo;
- zahtevo za poslovni pismo.
V teh dokumentih je še posebej pomembno vzdrževati prijazen in spoštljiv ton. Kar zadeva zahtevano pismo, se v skladu s pravili poslovne etike izraz za izgovarjanje uporablja tudi v tistih primerih, ko bi bilo povpraševanje v življenju.
Kaj iskati v poslovni korespondenci:
- pomembna točka za katero koli poslovno pismo je pritožba na določeno osebo s pravilnim črkovanjem imena, položaja in imena podjetja;
- ne glede na to, ali pišete e-poslovno pismo ali papir - mora biti na napisni glavi podjetja z vsemi podrobnostmi;
- etika, pravilnost in spoštovanje sta edini sprejemljivi ton za poslovna pisma.
- pismo je treba hraniti v suhem, poslovnem slogu - bolje se je izogniti čustvenemu preobratu iz navadnega govora.
Poslovno pismo, napisano s temi odtenki v mislih, bo najboljši vtis o vašem pošiljatelju. In v poslovnem svetu to bo pomagalo odpreti prava vrata.